10 étapes pour établir des to do List efficaces et libérer votre esprit

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Personnellement, je suis une fervente adepte des to do Lists. Je n’ ai pas trouvé mieux pour organiser ma journée, m’assurer que je couvre bien tous les aspects d’un dossier pro ou perso et établir les priorités du jour. Pourtant, mal rédigée, une to do List peut être très anxiogène. A une époque, je pouvais être facilement stressée à la vue d’une to do List que j’avais pourtant moi-même établie. Depuis que j’ai revu ma méthode de rédaction de mes listes de tâches, mes to do Lists ont retrouvées leur fonction principale : cadrer mes dossiers et établir mes priorités afin de libérer mon esprit des listes de choses à faire pour pouvoir me consacrer pleinement à ce que je fais dans le moment présent. Voici donc quelques astuces pour créer vos to do Lists de manière efficace et aborder le quotidien plus sereinement.

1. Commencez tout projet par une to do List

Même si vous vous sentez prêt à rentrer directement dans le cœur de l’action, commencez toujours par prendre le temps de mettre noir sur blanc votre liste de choses à faire. Prendre cette habitude vous permettra de déterminer les grandes étapes de votre projet et de vérifier que vous n’avez rien oublié. Cela vous permettra aussi de prioriser vos actions. En effet, en écrivant noir sur blanc votre to do List, vous vous rendrez sûrement compte que certaines taches devront être effectuées en amont afin que la réalisation de votre projet puisse s’effectuer fluidement. En quelque sorte, cette liste sera votre carte routière.

2. Dites non au post- it

Après des expériences désastreuses avec les post it, j’ai personnellement arrêté d’utiliser cette méthode pour me souvenir de différentes taches à effectuer. En effet, j’ai constaté au fil du temps que le post-it ne me permettait pas d’avoir une vision globale du projet, et que, pour chacun des points je prenais un nouveau post-it et me retrouvais ainsi rapidement envahie. Au final, voir autant de post-it amassés me stressait et je ne sais plus par quoi commencer. Pas top donc pour la priorisation. Aujourd’hui, je crée mes to do List sur une feuille blanche toute bête. Lorsque j’ai des idées qui jaillissent, je les note sur une feuille vierge et update une fois par jour ma carte routière avec ces idées en les insérant au bon endroit en fonction de leur priorités.

3. Soyez sélectif

Filtrez l’entrée de votre to do List. Toute tâche ne nécessite pas d’être écrite noir sur blanc. Pour toutes tâches qui nécessitent moins de 2 minutes, faites le sur le moment. Répondre à des emails courants par exemple ne devrait pas faire partie de votre to do List. Répondez sur le coup, ca serait toujours ca de fait et cela évitera d’alourdir votre to do List avec des détails. Par ailleurs, ce n’est pas parce que vous êtes devenu (e) un (e) pro de l’organisation que vous devez accepter de gérer tout et n’importe quoi. Vous êtes humain et votre temps et votre énergie ne sont pas extensibles. Avant d’accepter un projet, vérifiez donc qu’ il fait bien parti de votre périmètre ou plus bien qu’ il corresponde bien à ce que VOUS, vous souhaitez faire.

4. Posez les jalons

Une fois face à votre feuille vierge, commencez par poser les milestones de votre projet. Pour que mon projet réussisse, je dois passer par ca, ca et ca et pour tels délais. Cela vous permettra d’avoir une vision globale du projet et de savoir par quoi commencer . Au fur et a mesure du projet, cela vous permettra aussi de voir ou vous en êtes et de visualiser tout le chemin déjà parcouru.

5. Divisez en petites tâches

Une fois les jalons posés, divisez en petites tâches. Cela facilitera votre travail en permettant encore une fois de sécuriser que vous n’oubliez rien mais surtout, cela vous rendra la tâche plus abordable. Il est en effet plus simple de connaitre les 3 marches à gravir de la journée que d’uniquement voir la montagne à parcourir sur les 3 mois a venir.

6. Établissez une Wish List

Personnellement, j’ai noté que, chez moi, la création engendre la création. Par exemple la création de ce site web a fait germer chez moi bien d’autres idées de création. Or je n’ai ni le temps ni l’énergie de commencer de nouveaux projets. Je les note donc sur ma Wish List, c’est à dire la liste sur laquelle je note sans censure tous les projets que je souhaite mener à bien et toutes les choses que j’aimerai vivre. Je sais que mes idées sont bien notées quelque part et que j’ y reviendrai plus tard. Du coup, mon esprit est plus libre pour me concentrer sur ce que je fais sur le moment.

7. Soyez flexible sur vos deadlines

Lors de la rédaction de votre to do List, vous avez déterminé des deadlines. Apprenez à être flexible sur ces dernières. En effet, des imprévus font toujours une apparition et le but de cette to do List n’est pas de vous stresser, bien au contraire. Lorsque vous déterminez une deadline, donnez-vous une fourchette de temps. Par exemple, tel point devra être effectué pour la semaine 25. Ainsi si vous finalisez ce point là que le vendredi de la semaine 25, vous êtes dans les temps et moins stressé (e) que si vous vous étiez fixé comme objectif le lundi de la semaine 25. Sachez également revoir vos deadlines avec l’évolution de votre projet.

8. Déterminez les 3 priorités du jour

Bon, tout ca c’est bien joli me direz vous, mais comment concrètement peux-t-on mettre en place cette to do List? Personnellement, je consulte ma to do List tous les matins pour faire un point d’avancement et détermine dans la liste des tâches intermédiaires les 3 actions de la journée. Ces 3 actions seront ma priorité de la journée. Une fois la journée de travail effectuée, je serais donc satisfaite de l’avancée du projet car les 3 priorités du jour auront été effectuées et j’aurai la satisfaction de pouvoir les rayer de ma liste. Mettre en place ce mode de fonctionnement m‘a permis de reconnaitre l’avancée de mon projet. En effet, auparavant, quoique je fasse dans la journée, j’avais toujours l’impression d’avoir encore énormément de choses à faire pour le projet. Et c’est normal puisque je me demandais de soulever une montagne en une journée au lieu de me féliciter des grosses pierres que j’avais bougé pendant la journée.

9. Regroupez vos actions similaires

Passez une action à une autre alors que celles ci sont complètement différentes engendre une grosse perte de temps. En effet, cela sollicite des compétences complètement différentes. Prenons un exemple concret: pour la création et l’animation de ce site internet, je divise mon travail en plusieurs séquences : certains jours, ce sont les séances d’écriture d’articles durant lesquelles je produis plusieurs articles d’un coup, ce qui me permet de profiter d’un élan d’écriture, d’autres jours je m’occupe plus de l’aspect technique. A ce moment là, ce sont mes compétences techniques qui sont sollicitées et de me consacrer qu’à cela me permet d’approfondir cette compétence et de « learning by doing », apprendre en faissant. Cet effet de « learning by doing » est plus difficilement mis en place si vous passez constamment d’un domaine à l’autre.

10. Sachez fermer un dossier

Le gros avantage d une to do List est de pouvoir fermer un dossier et de passer à autre chose. En fin de journée, relisez votre liste et rayer les points effectués (yaouh!), félicitez vous et passez à autre chose. Vous n’avez plus besoin d’y penser : tout ce que vous avez à faire est gardé bien au chaud sur cette liste. Vous pouvez donc profiter librement de votre moment de détente.

Et vous, quelle méthode mettez vous en place pour organiser votre travail et vous faciliter la vie? Je suis toujours preneuse d’astuces dans ce domaine et curieuse, donc n’hésitez pas à les partager via l’espace commentaire réservé ci dessous.

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Virginie says: juin 7, 2012 at 2:21 J’aime beaucoup cette idée de carte routière ! D’ailleurs, c’est souvent sous la forme d’une carte, plus que d’une liste, que je la représente. Mais il est vrai qu’on regroupe tellement de choses différentes sous le terme de To Do List… Brainstorm des actions à mener sur un projet, Idées à concrétiser plus tard, Actions à réaliser le plus tôt possible, Planning des tâches à faire sur une journée, … Répondre

J’aime beaucoup cette idée de carte routière ! D’ailleurs, c’est souvent sous la forme d’une carte, plus que d’une liste, que je la représente.

Mais il est vrai qu’on regroupe tellement de choses différentes sous le terme de To Do List… Brainstorm des actions à mener sur un projet, Idées à concrétiser plus tard, Actions à réaliser le plus tôt possible, Planning des tâches à faire sur une journée, …

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